コロナ禍で広まったテレワークという働き方ですが、現在ではオフィス出社に切り替えている企業も多いと思います。
テレワークでは社員が自宅から業務をおこなっていたため、オフィスに人が集まる必要はありませんでした。
さらにオンライン会議が浸透したことにより、オフィス出社に切り替えたあともWeb会議を実施しているケースは少なくありません。
そこで問題になるのが「オフィスに人が戻ってきたことで、会議室が不足している」ということです。
本記事では、オフィス出社での会議室不足に悩む企業に向けて、3つの解決策を紹介していきます。
会議室が足りないときの解決策3選
早速、会議室が足りないときの解決策をみていきましょう。どこまで対応できるかは資金力や社員の人数などによって異なるかと思いますので、自社にとって最適な方法を見つけてみてください。
①会議室の利用ルールを導入する
現状で、社員がどのように会議室を使っているのかを確認してみましょう。
もし同じ社員が長時間利用しているのであれば、そこには無駄な時間が発生しているかもしれません。
対策としては「使用時間を決める」「予約システムを導入する」などの方法があり、会議室の利用ルールを導入して社員に周知していきましょう。
②ブースを作成する
もし会議室の広さと使用人数があっていないなら、パーテーションで仕切るのもよいでしょう。
たとえば、30人が入れる会議室があるにも関わらず、4〜5人しか使用しないのであれば、残りは無駄なスペースになってしまいます。
そこで、パーテーションを設置することにより、広い会議室の中にブースを複数設けられるようになります。
この方法では、周りの音をできるだけ聞こえなくするためにも、防音・吸音効果のあるパーテーションを選んでくださいね。
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③コワーキングスペース・貸し会議室を利用する
社内に会議スペースを作るのが難しい場合は、コワーキングスペースや貸し会議室を利用するのもよいでしょう。
社外施設を利用するとなれば当然コストはかかりますが、取引先との大切な会議であれば、静かに集中して話せる場所を確保したいもの。
コワーキングスペースや貸し会議室は、対面とWeb会議のどちらにも活用できるため、必要に応じて社員が使える場所を探しておくと、いざというときにも安心です。
まとめ
今回は会議室不足を解消する方法を紹介しましたが、まずは「なぜ会議室が不足しているのか」を考えてみましょう。
会議室不足の原因がわかれば、どのように対処するのが自社にとってベストなのかが見えてくるはずです。
ぜひ本記事を参考に、社員が長く快適に働けるオフィスづくりを目指していきましょう！
